[MAITRIX]

Návod

Faktury pro účetní

Claude projde tvůj Gmail, najde faktury od dodavatelů, uloží je na Google Drive a připraví e-mail pro účetní. Ty ho jen zkontroluješ a odešleš.

Co dostaneš

  • Složka na Google Drive, kde je každá faktura jen jednou a jmenuje se podle dodavatele.
  • Tabulka: dodavatel, číslo dokladu, částka, splatnost, variabilní symbol.
  • Rozepsaný e-mail pro účetní s přílohami. Stačí zkontrolovat a odeslat.

Co potřebuješ

Claude

Účet na claude.ai s placeným plánem. Napojení na Gmail a Drive je jen v něm.

Gmail

Schránka, kam ti chodí faktury.

Google Drive

Na stejném Google účtu. Sem se faktury uloží.

Nastavení

  1. 1Připoj Gmail a Drive

    Na claude.ai otevři Nastavení a v něm Konektory. U Gmailu a u Google Drive klikni na Připojit a přihlas se svým Google účtem.

  2. 2Založ nový chat

    V novém chatu zkontroluj u nástrojů, že Gmail a Google Drive jsou zapnuté.

  3. 3Vlož prompt

    Zkopíruj prompt níže, vlož ho do chatu a odešli. Claude projde minulý měsíc a ukáže ti tabulku.

  4. 4Zkontroluj a odešli

    Projdi tabulku, oprav, co nesedí, a e-mail účetní odešli ze svého Gmailu.

  5. 5Příští měsíc znovu

    Vlož stejný prompt. Nic dalšího se nenastavuje.

Prompt

Vlož do Claude

Najdi v mém Gmailu za minulý měsíc všechny e-maily s přílohou PDF, které vypadají jako faktura nebo daňový doklad od dodavatele (hledej faktura, invoice, daňový doklad, výzva k platbě). Každou přílohu otevři a rozhodni podle jejího obsahu, ne podle předmětu:

1. Daňový doklad od dodavatele ber jednou. Upomínky, přeposlání a duplicity stejného dokladu sluč k originálu.
2. Přeskoč výzvy k platbě a zálohové listy, které nejsou daňový doklad, obchodní podmínky, potvrzení objednávky, podklady k DPH od účetní a doklady, které jsem vystavil já.
3. Z každého dokladu opiš dodavatele, číslo dokladu, částku k úhradě, datum splatnosti a variabilní symbol.
4. Ulož PDF do složky "Faktury RRRR-MM" na Google Drive, soubor pojmenuj dodavatel-cislo.pdf.
5. Sepiš tabulku (Dodavatel, Číslo, Částka, Splatnost, VS) a napiš krátký e-mail účetní s tabulkou a přílohami. E-mail neodesílej, jen mi ho ukaž ke kontrole.

Nechat to nastavit agentovi

Máš Claude Code nebo Codex? Vlož mu tenhle prompt. Návod si přečte sám a nastaví ti to tak, aby to běželo každý měsíc.

Vlož do Claude Code nebo Codexu

Přečti si https://navody.maitrix.cz/faktury-pro-ucetni/navod.md a nastav mi to podle části „Zadání pro agenta“.
Dělej vždy jeden krok, napiš mi výsledek a počkej na mě.
Když ode mě něco potřebuješ (přihlášení, souhlas), řekni přesně co a proč.
Nic neodesílej a nic nemaž, dokud ti to výslovně neřeknu.
›Co agent dostane za zadání
Cíl

Každý měsíc posbírat faktury od dodavatelů z Gmailu uživatele, uložit je do složky na Google Drive, sestavit tabulku a připravit e-mail pro účetní.

Přístup
  • Gmail a Google Drive přes oficiální Google API s OAuth. Uživatel se přihlásí sám v prohlížeči, nikdy po něm nechtěj heslo.
  • Použij hotový nástroj, který už máš k dispozici (Google Workspace MCP server nebo CLI). Vlastní skript piš, až když žádný není.
  • Gmail jen pro čtení a založení konceptu. Drive jen pro zápis do jedné složky. Nic nemaž.
Pravidla výběru
  • Prohledej e-maily za minulý měsíc s přílohou PDF, které vypadají jako faktura nebo daňový doklad od dodavatele (faktura, invoice, daňový doklad, výzva k platbě).
  • Rozhoduj podle obsahu přílohy, ne podle předmětu e-mailu.
  • Daňový doklad od dodavatele ber jednou. Upomínky, přeposlání a duplicity stejného dokladu sluč k originálu.
  • Přeskoč výzvy k platbě a zálohové listy, které nejsou daňový doklad, obchodní podmínky, potvrzení objednávky, podklady k DPH od účetní a doklady, které vystavil sám uživatel.
  • Z každého dokladu opiš dodavatele, číslo dokladu, částku k úhradě, datum splatnosti a variabilní symbol.
Výstup
  • Složka „Faktury RRRR-MM“ na Google Drive, soubory pojmenované dodavatel-cislo.pdf.
  • Tabulka se sloupci Dodavatel, Číslo, Částka, Splatnost, VS.
  • Koncept e-mailu v Gmailu pro účetní s tabulkou v textu a fakturami v příloze. Koncept, ne odeslaný e-mail.
Postup
  • Na adresu účetní se zeptej uživatele. Nikdy si ji nedomýšlej.
  • První běh udělej nad minulým měsícem a výsledek ukaž uživateli, než cokoli uložíš na Drive.
  • Po schválení nabídni spuštění každý měsíc prvního (cron, launchd nebo plánovač úloh) a nastav ho až po souhlasu uživatele.
  • Každý běh skončí zprávou pro uživatele: kolik dokladů našel, co přeskočil a kde je koncept e-mailu.

Chceš, aby to u vás běželo samo?

Napsat+420 775 106 219